پلمپ دفاتر چیست؟

یکی از مباحث پیرامونی در ثبت شرکت و صدور کارت بازرگانی، پلمپ دفاتراست. مطابق قانون، همه شرکت‌ها باید دفاتر خود را پلمب کنند. پلمپ دفاتر را اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری انجام می‌دهند. همه شرکت‌های تجاری از اولین اقداماتی که باید انجام دهند پلمپ دفاتر است.

دفاتری که طبق قانون شرکت‌ها باید پلمب آنها را انجام دهند، دفتر روزنامه و دفتر کل است. دفتر دیگری هم تحت عنوان دفتر دارایی وجود دارد. در این دفتر تاجر باید تمام اموال و دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را با جزئیات در آن دفتر ثبت و امضا نماید. البته دفتر دارایی در عمل مورد استفاده قرار نمی‌گیرد و تجار معمولا بجای آن از ترازنامه یا بیلان استفاده می‌کنند.

ترازنامه در واقع خلاصه نتایج حساب‌های دفتر کل یا دفتر دارایی است. که به شکل جدولی مانده حساب موسسه را نشان می‎دهد. که با بررسی آن به راحتی می­توان دریافت که شرکت سوده یا ضرردده است. بنابراین تنها دو دفتر برای شرکت‌ها عملا الزامی است.

دفتر روزنامه:

دفتری است که تاجر همه روزه باید مطالبات، دیون و داد و ستد تجارتی ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و بطور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد  وجوهی را برای مخارج شخصی خود برداشت کند. (قانون تجارت، ماده ۷)

دفتر کل:

دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند. (قانون تجارت ماده ۸)

دفتر ثبت سهام:

دفتر ثبت سهام هم در کنار این دو دفتر برای شرکت‌های سهامی الزامی است. ولی نیازی به پلمب ندارد و شرکت‌ها می‌­توانند رأسا نسبت به تهیه آن اقدام کنند. نقل و انتقال سهام بانام، اگر در این دفتر ثبت نشود، نامعتبر است. در صورت عدم رعایت تشریفات مربوط به دفتر و تشریفاتی که اساسنامه شرکت مقرر کرده، شرکت می­‌تواند این انتقال را باطل اعلام کند و آن را از نظر حقوقی معتبر نداند.

چرا باید دفتر پلمب کنیم؟

پس از تاسیس و ثبت شرکت، از اولین اقداماتی که باید انجام گیرد، پلمپ دفاتراست. پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکت‌ها انجام می­‌شود. به این صورت که تمام صفحات شماره گذاری می­‌شود و شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره ثبت شرکت­‌ها در آن درج می­‌شود. بطوری که امکان دست بردن در آن صفحات و جابجایی وجود نداشته باشد. در پایان هر سال مالی هم شرکت باید دفاتر را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر فعالیتی نداشته و تمام صفحات دفتر سفید باشد. سوالی که مطرح می‌­شود این است که اگر شرکت عدم فعالیت خود را ثبت کند باز هم پلمپ دفاتر اجباری است؟ در پاسخ باید گفت که پلمب در هر صورت اجباری است، حتی اگر شرکت فعالیت نداشته باشد و یا عدم فعالیت خود را ثبت کرده باشد.

شیوه پر کردن دفتر باید به چه صورتی باشد؟

حالا که با پلمپ دفاتر آشنا شدید، خوب است ببینیم تجار باید در پر کردن دفاتر چه قواعدی را رعایت کنند:

1. کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود. تراشیدن و حک کردن و همچنین سفید گذاشتن، بیش از آنچه در دفترنویسی معمول است نباید وجود داشته باشد. در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لا اقل تا ده سال نگاه دارد. (قانون تجارت، ماده ۱۳)
2. وظیفه نگهداری دفاتر تجاری برای تشخیص میزان مالیات به درآمد و تعیین مرور زمان مالیاتی پنج سال است.
3. معمولا برای آنکه دفاتر روزنامه و کل خط خوردگی پیدا نکنند، ابتدا به عنوان چرک نویس تنظیم می­‌شوند و پس از اینکه از درستی مبالغ و اطلاعات اطمینان حاصل شد، وارد دفاتر اصلی می­‌گردند.
4. دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار می­‌برند، در صورتی که مطابق مقررات این قانون تنظیم شوند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر است. (قانون تجات ماده ۱۴)

بنابراین در صورتی که دعوا بین تجار باشد، دفتر هم به نفع تاجر و هم به ضرر تاجر سندیت دارد. ولی اگر طرف دعوا تاجر نباشد، دفتر به ضرر طرف غیرتاجر سندیت ندارد. هم‌چنین نمی­‌توان محتوای دفتر را تجزیه کرد و به بخشی از آن استناد و بخش دیگر را رد کرد.

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر

مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر ( اشخاص حقیقی)

·         کپی کارت ملی متقاضی

·         کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر ( اشخاص حقوقی)

۱- کپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
۲- کپی روزنامه تاسیس شرکت
۳- کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات)
۴- وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برایپلمپ دفاتر معرفی شده باشند.

دلایل رد دفاتر

·         استفاده از دفاتر سال های قبل

·         ثبت هرگونه اطلاعات غیرواقعی

·         ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت

·         صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده

·         عدم ثبت یک یا چند فعالیت

·         تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات

·         درصورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد

مهم ترین دلایل رد دفاتر پلمپ

شاید مواردی در شرکت مورد نظر وجود داشته باشد که نهایتا منجر به رد آن شود. پس بهتر است که اعضای هیئت مدیره شرکت بیشتر با این دلایل آشنا شوند تا خود این اشتباهات را تکرار نکنند.

اولین مورد استفاده از دفاتر سال قبل است و اگر چنین خطایی رخ دهد دارایی بلافاصله اقدام دفاتر پلمپ شما را رد می کند و باعث می شود که کلیه زحمات شما به هدر برود.

دومین مورد که اتفاقا از اهمیت بسیار زیادی هم برخوردار است ثبت اطلاعات غیر واقعی و فیک از اعضای شرکت و یا صورت حساب های مالی است. این قضیه به شدت برای دارایی و یا اداره ثبت شرکت ها مشخص است و بهتر است چنین اشتباهی در خصوص ثبت اطلاعات غیر واقعی را انجام ندهید.

اگر شرکت شما شعبه و یا نمایندگی در سایر مناطق دارد بهتر است اطلاعات مربوط به ای شعبه ها را هم بدهید تا از رد دفاتر پلمپ شما جلوگیری شود. نکته ای که از اهمیت زیادی برخوردار است و بهتر شرکت هایی که دارای نمایندگی و یا شعبه هستند بدان توجه کنند.

بیش از حد گذاشتن صفحات سفید یکی دیگر از دلایل رد دفاتر پلمپ برای شرکت ها است. سعی کنید تا حد امکان صفحات را خالی نگذارید که اداره ثبت شرکت ها به این موضوع حساس هست و ممکن برای همین مورد دفاتر پلمپ شما را رد کند.

تمامی فعالیت هایی که در طول مدت زمان سال مالی قبل انجام داده اید را بهتر است ثبت کنید این مورد باعث می شود که دارایی با اعتماد بیشتری به فکر تایید دفاتر پلمپ شما باشد.

پاک کردن و یا از بین بردن مندرجات می تواند منجر به رد دفاتر پلمپ شما باشد پس در حفظ این اسناد مهم جدا تلاش کنید تا دفاتر پلمپ شما توسط همین قضیه ساده رد نشود.

موارد کاربرد دفاتر پلمپ

۱-      ارایه اظهارنامه مالیاتی

۲-      اخذ کارت بازرگانی

امروزه با توجه به ایجاد سیستم جدید اینترنتی، افراد می توانند از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها درخواست خود را نسبت به اخذ پلمپ دفاتر تجاری اعلام نمایند.

مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها

اداره ثبت شرکت ها پلمپ دفاتر

اولین اقدام جهت درخواست پلمپ دفاتر تجاری ، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir ( قسمت پلمپ دفاتر تجاری) است. در صورتی که متقاضی پلمپ دفاتر، شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها باشد می بایست از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ ، ( نوع شخص متقاضی ) بخش تعیین شده مربوط به شخص حقوقی را انتخاب نماید.

سپس، تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را در سامانه وارد نمایید. ( قابل ذکر است تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد).

پلمپ دفاتر سال

چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد، می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.

قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید .منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد.تاریخ پایان سال مالی،نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد.

پس از این مرحله باید به سراغ تکمیل ” اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ” رفت. متقاضیان عزیز توجه داشته باشند که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد.

لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. (در حال حاضر این شیوه برای شهر ” تهران ” امکان پذیر است). در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است.در این صورت متقاضیان می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل نمایند. در صفحه ی بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی نمایید و در صورت صحت اطلاعات ، بر روی گزینه ی ” تایید اطلاعات شخص حقوقی” کلیک نمایید. در غیر این صورت ، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید.

کاربرد اخذ دفاتر پلمپ

شاید در ذهن خود بگویید که دفاتر پلمپ چه کارایی و کاربردی برای شرکت های مربوطه دارد و ما می خواهیم در این مقاله به مهم ترین کاربردهای آن اشاره داشته باشیم. در واقع مهم ترین کاربرد این رویداد می توان به جریان افتادن امور مالی شرکت اشاره کرد. شرکت های بزرگی که کار دفاتر پلمپ خود را انجام نداده اند در آینده به احتمال بسیار زیاد با جریمه های سنگینی از سوی دارایی روبه رو می شوند که این مورد اصلا خوشایند شرکت ها نمی تواند باشد. اما کاربرد دوم در خصوص این واقعه می توان به دریافت کارت بازرگانی برای صادرات و واردات اشاره کرد.

و این برای شرکت هایی که مبنای کار خود را بر اساس صادرات و واردات گذاشته اند از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است به همین دلیل لازم است که این گونه شرکت ها حتما نسبت به دفاتر پلمپ خود اقدام کنند.بر اساس آماری که از سوی اداره مالیات درآورده ایم عدم انجام دفاتر پلمپ جریمه های ۱۰ الی ۲۰ درصدی مالیاتی را دارد و این برای شرکت هایی که از درآمدهای خوبی برخوردار هستند اصلا خوب نیست چون باید هزینه های زیادی را بابت پرداخت این جریمه ها پرداخت کنند. پس بهترین حالت این است که برای جلوگیری از این جریمه ها نسبت به ثبت دفاتر پلمپ خود اقدام کنید تا چنین جریمه هایی را متحمل نشوید.

کاربرد پلمپ دفاتر

در حال حاضر بسیاری از شرکت های کوچک  و متوسط هم نسبت به ثبت دفاتر پلمپ خود بی اعتنا هستند و این می تواند خطر جدی برای آن ها به حساب می آید به خصوص برای سازمان هایی که از این قضیه کاملا غافل هستند و سال های مالی پلمپ این دفاتر روی هم انباشته می شوند و این می تواند بعد از گذشت چند سال جریمه های بسیار سنگینی را برای آن ها به جای بگذارد که شاید شرکت را حتی با خطر ورشکستگی مواجه کند پس اگر نمی خواهید چنین واقعه ای برای شما و مجموعه تان پیش آید بهتر است تمامی قواعد و قوانین مربوط به دارایی و اداره ثبت شرکت ها را رعایت کنید که یکی از مهم ترین آن ها می توان به همین دفاتر پلمپ اشاره کرد که شرکت را از پرداخت جریمه های مالی سنگین نجات می دهد.

 پلمپ دفاتر

امتیاز بدهید :